Phân hệ: Quản lý kho hàng

Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý, nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Mô tả hệ thống kho theo nhiều thông số, nhiều cấp độ

Cho phép mô tả hệ thống kho của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có thể phân chia không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn, dãy, ô,… tùy thuộc nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.

Các đơn vị lưu trữ khi được thiết lập, ngoài thông tin chung (tên và mã) còn có các thông số mô tả khác như:

• Thông tin về vị trí (loại vị trí, tọa độ).
• Thông tin về thể tích lưu trữ.
• Thông tin chi tiết về tải trọng và đặc điểm mô tả.
• Quy định mức lưu trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa.
• Thông số kỹ thuật kho để đảm bảo yêu cầu bảo quản hàng hóa.

Quản lý danh mục hàng hóa

Ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa:

• Đơn vị tính.
• Tiêu chuẩn chuẩn chất lượng.
• Nhãn hiệu.
• Nhà sản xuất.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Loại hàng hóa.
• Quy cách đóng gói.
• Đặc tính kỹ thuật.

Tính năng.

• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh.

Thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho thông thường, theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu

Hoạt động xuất nhập kho được tổ chức theo 3 hình thức:

• Xuất nhập kho thông thường: phát sinh phiếu xuất nhập kho khi có nhu cầu lưu trữ và sử dụng hàng hóa.
• Xuất nhập kho theo kế hoạch: thực hiện xuất nhập kho theo kế hoạch do bộ phận quản lý kho thiết lập trước.
• Xuất nhập kho theo yêu cầu: xuất nhập kho theo yêu cầu từ các bộ phận khác như: sản xuất, cung ứng,…

Các chức năng hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho

• Phát sinh phiếu xuất nhập kho theo các hình thức khác nhau.
• Thiết kế phiếu mẫu hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng.
• Thực hiện in ấn và thiết kế phiếu.
• Số phiếu phát sinh tự động theo định dạng do người dùng thiết lập, cho phép lặp lại số phiếu sau một khoảng thời gian quy định.
• Cho phép thực hiện phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi lập phiếu nhập kho.
• Hiển thị tồn kho hàng hóa khi phân bổ hàng xuất.
• Theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng.

Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp

Tồn kho hàng hóa sẽ tự động phát sinh tức thời theo các nghiệp vụ xuất nhập kho. Phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp xác định tồn kho:

• Nhập trước xuất trước (FIFO).
• Nhập sau xuất trước (LIFO).
• Bình quân đầu kỳ.
• Bình quân tức thời.

Người dùng có thể lựa chọn quy tắc tồn kho:

• Cho phép tồn kho âm.
• Hay không cho phép tồn kho âm: trong trường hợp này phân hệ sẽ cảnh báo khi xuất kho quá mức tồn kho hiện tại.

Đơn giá xuất kho tự động phát sinh theo các phương pháp và cách phân bổ hàng xuất kho.

Thể hiện thông tin tồn kho tức thời:

• Theo hệ thống kho: tồn kho của từng loại hàng hóa sẽ hiển thị theo từng đơn vị lưu trữ (ngăn), lượng tồn kho của các ngăn cấp thấp sẽ được tổng hợp thành mức tồn kho của ngăn có cấp cao hơn.
• Theo đơn đặt hàng: thể hiện mức tồn kho của các hàng hóa được dành riêng để thực hiện các đơn hàng, lô hàng xác định.

• Thực hiện tổng kết kỳ để ghi nhận và lưu trữ thông tin tồn kho tại các thời điểm cuối kỳ (tháng, quý, năm).

Báo động hàng tồn kho

• Báo động hàng tồn kho vượt quá giới hạn mức lưu trữ quy định.
• Báo động hàng tồn kho sắp hết hạn sử dụng
• Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước khi hết hạn.
• Danh sách hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
• Theo dõi hàng quá hạn sử dụng.

Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin về các dịch vụ bảo quản kho:

• Lập kế hoạch sử dụng dịch vụ bảo quản kho.
• Phát sinh phiếu sử dụng dịch vụ.
• Danh sách các dịch vụ đã thực hiện.

Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho

Phát sinh và ghi nhận thông tin về các đợt kiểm kê hàng hóa.

Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm:

• Danh sách hàng hóa kiểm kê với số lượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tính toán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện pháp xử lý chênh lệch.
• Danh sách nhân viên tham gia kiểm kê.

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa

Hệ thống báo cáo được hiển thị theo dạng bảng và đồ thị, thuận tiện cho việc phân tích.

• Sổ chi tiết hàng hóa.
• Các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng, theo giá trị.
• Các báo cáo tổng hợp vật tư xuất nhập.
• Các loại bảng kê phiếu xuất nhập kho.
• Các báo cáo về tình hình sử dụng kho.
  
  Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009