Phân hệ: Quản lý bán hàng

Với phân hệ Quản lý Bán hàng, toàn bộ quá trình quan trọng và thú vị nhất của doanh nghiệp sẽ nằm dưới sự quản lý hiệu quả của nhà lãnh đạo. Đồng thời, phân hệ cũng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện được tốt nhất nhiệm vụ của mình. Theo dõi các hợp đồng và các thông tin liên quan như giao hàng, thanh toán công nợ; tự động hóa rất nhiều các nghiệp vụ bán hàng.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng

Quản lý đơn hàng theo loại giao dịch bán hàng do người sử dụng phân hệ quy định. Ví dụ: đơn hàng bán lẻ, đơn hàng bán cho đại lý, hợp đồng sản xuất, hợp đồng gia công…

Theo dõi quá trình của đơn hàng dựa trên các hoạt động nghiệp vụ:

• Thiết lập đơn hàng.
• Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời gian, địa điểm.
• Phát sinh lịch giao nhận hàng theo các điều khoản giao hàng.
• Theo dõi quá trình giao hàng: lập phiếu giao hàng, ghi nhận số lượng hàng giao theo từng đợt giao hàng, cho phép thực hiện theo dõi hàng gửi bán…
• Xuất hóa đơn, ghi các khoản phải thu, ghi công nợ khách hàng theo điều khoản thanh toán sau khi đã thực hiện giao hàng. Một đơn hàng có thể thực hiện giao hàng nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong một lần giao hàng (tự động tính thuế GTGT khi xác định thuế suất).
• Theo dõi thông tin hoạt động xuất nhập khẩu: hạn ngạch xuất nhập khẩu, các biên bản liên quan.
• Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Ghi nhận và xử lý hàng trả lại.

Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng

• Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty như thay đổi giá, các chức năng, đặc điểm sản phẩm.
• Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác.
• Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ.
• Gửi thư điện tử đồng thời đến nhiều khách hàng một lúc ngay từ phân hệ.
• Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường.
• Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý.
• Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận hợp đồng.

Quản lý thông tin quan hệ khách hàng

• Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện,… Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng. Cho phép thống kê khách hàng theo các khía cạnh khác nhau.
• Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng.
• Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục.

Lập kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh trong phân hệ quản lý bán hàng bao gồm các phần chính:

• Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng.
• Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng mặt hàng, cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng.
• Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng).
• Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch.
• So sánh kế hoạch với thực tế.
• Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh.

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ,…)

• Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, loại sản phẩm, dịch vụ.
• Phân tích hiệu quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí.
• Phân tích hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tùy chọn theo nhu cầu của người sử dụng:

- Các báo cáo về tình hình khách hàng.

- Các báo cáo về doanh thu.

- Các loại bảng kê hàng hóa bán ra.

- Các báo cáo về chi phí bán hàng.

- Các báo cáo giao nhận hàng hóa.

Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009