Ngược lại với phân hệ bán hàng, phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị. Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN
Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng
Quản lý hợp đồng mua hàng theo loại giao dịch do người sử dụng phân hệ quy định.
Quản lý danh sách hàng hóa dịch vụ mua vào theo yêu cầu từ các nguồn khác nhau (bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng).
Theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ:
- Thiết lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được thiết lập dựa trên các phiếu yêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng.
- Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian, địa điểm. Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều khoản giao nhận hàng.
- Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoản phải thu chi. Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần.
- Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi công nợ.
- Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, các biên bản liên quan.
- Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng.
- Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp.
Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng
- Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, …
- Công cụ tra cứu, phân loại, lọc các thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác.
- Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ.
- Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường.
- Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý.
- Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận, hợp đồng mua hàng.
Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp
- Ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên lạc, người đại diện…. Lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua hàng, nhóm đối tác mua hàng… cho phép thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau.
- Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác đối với từng loại hàng hóa dịch vụ.
- Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Đánh giá cho điểm nhà cung cấp hoặc nhà gia công theo các tiêu chuẩn khác nhau.
- Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp.
Lập kế hoạch mua hàng
- Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính:
- Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng.
- Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ.
- Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận cung ứng).
- Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch.
- So sánh kế hoạch với thực tế.
- Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh.
Hệ thống báo cáo phân tích tình hình mua hàng
- Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí.
- Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận mua hàng.
- Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của người sử dụng.
- Các báo cáo về tình hình khách hàng:
- Các loại bảng kê hàng hóa mua vào.
- Các báo cáo về chi phí mua hàng.
- Các báo cáo giao nhận hàng hóa.
Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009
No comments:
Post a Comment