SQL SERVER – SQL SERVER – UDF – Get the Day of the Week Function – Part 2

I have written article about SQL SERVER – UDF – Get the Day of the Week Function. I have received good modified script from reader Mihir Popat has suggested another code where Sunday does not have to be necessary the first day of the week.

CREATE FUNCTION dbo.udf_DayOfWeek(@dtDate DATETIME)
RETURNS VARCHAR(10)
AS
BEGIN
DECLARE @rtDayofWeek VARCHAR(10)
DECLARE @weekDay INT
-- Here I have subtracted 7 For keeping Sunday as the First day
-- like wise for Monday we need to subtract 2 and so on
SET @weekDay = ((DATEPART(dw,GETDATE())+@@DATEFIRST-7)%7)
SELECT @rtDayofWeek = CASE @weekDay
WHEN 1 THEN 'Sunday'
WHEN 2 THEN 'Monday'
WHEN 3 THEN 'Tuesday'
WHEN 4 THEN 'Wednesday'
WHEN 5 THEN 'Thursday'
WHEN 6 THEN 'Friday'
WHEN 7 THEN 'Saturday'
END
RETURN (@rtDayofWeek)
END
GO
SELECT dbo.udf_DayOfWeek(GETDATE())

Source:YM vannetsoft

Skype:vancvcafe

Các hàm Ranking,Thứ tự theo record mới trong SQL Server 2k5

Các hàm Ranking,Thứ tự theo record mới trong SQL Server 2k5

Cùng với SQL Server 2005, Microsoft đã giới thiệu một số tính năng mới và những tính năng này sẽ giúp cho chuyên viên về DBA hay SQL Server dễ dàng hơn trong việc viết mã và duy trì cơ sở dữ liệu SQL Server. Bài này sẽ thảo luận về các hàm ranking mới được cung cấp trong SQL Server 2005. Các tính năng mới đó sẽ giúp bạn dễ dàng viết mã T-SQL để kết hợp xếp loại được tập hợp kết quả của bạn. Bài sẽ hướng dẫn từng phần trong các hàm ranking mới và cung cấp một số ví dụ nhằm minh họa hoạt động của hàm.

Các hàm Ranking là gì?

Các hàm Ranking cho phép bạn có thể đánh số liên tục (xếp loại) cho các tập hợp kết quả. Các hàm này có thể được sử dụng để cung cấp số thứ tự trong hệ thống đánh số tuần tự khác nhau. Có thể hiểu đơn giản như sau: bạn có từng con số nằm trên từng dòng liên tục, tại dòng thứ nhất xếp loại số 1, dòng thứ 2 xếp loại số là 2… Bạn có thể sử dụng hàm ranking theo các nhóm số tuần tự, mỗi một nhóm sẽ được đánh số theo lược đồ 1,2,3 và nhóm tiếp theo lại bắt đầu bằng 1,2,3…

Dữ liệu chạy thử cho các ví dụ

Để có một vài ví dụ cho từng hàm ranking, tôi cần thiết lập một số dữ liệu chạy thử. Trong dữ liệu chạy thử, tôi sử dụng một bảng “Person” khá đơn giản. Bảng sẽ bao gồm 3 cột “FirstName”, “Age” và “Gender”. Đoạn mã dưới nhằm tạo ra và ghi lại dữ liệu chạy thử vào file.

SET NOCOUNT ON
CREATE TABLE Person(
FirstName VARCHAR(10),
Age INT,
Gender CHAR(1))
INSERT INTO Person VALUES ('Ted',23,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('John',40,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('George',6,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('Mary',11,'F')
INSERT INTO Person VALUES ('Sam',17,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('Doris',6,'F')
INSERT INTO Person VALUES ('Frank',38,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('Larry',5,'M')
INSERT INTO Person VALUES ('Sue',29,'F')
INSERT INTO Person VALUES ('Sherry',11,'F')
INSERT INTO Person VALUES ('Marty',23,'F')

Hàm ROW_NUMBER

Hàm đầu tiên tôi muốn nói tới là ROW_NUMBER. Hàm này trả lại một dãy số tuần tự bắt đầu từ 1 cho mỗi dòng hay nhóm trong tập hợp kết quả. Hàm ROW_NUMBER sẽ có cú pháp sau:

ROW_NUMBER ( ) OVER ( [ ] )

Trong đó:

là cột hay tập hợp các cột được sử dụng để quyết định việc gộp nhóm cho hàm ROW_NUMBER áp dụng cho việc đánh số tuần tự.

là một cột hay tập hợp các cột được sử dụng để sắp xếp tập hợp kết quả trong nhóm (partition)

Để hiểu thêm về cách sử dụng hàm ROW_NUMBER, ví dụ dưới sẽ đánh số liên tục cho tất cả các dòng trong bảng Person và sắp xếp chúng theo trường Age

SELECT ROW_NUMBER() OVER (ORDER BY Age) AS [Row Number by Age],
FirstName,
Age
FROM Person


Và đây là tập hợp kết quả mã T-SQL trên:

Row Number by Age FirstName Age
-------------------- ---------- ------
1 Larry 5
2 Doris 6
3 George 6
4 Mary 11
5 Sherry 11
6 Sam 17
7 Ted 23
8 Marty 23
9 Sue 29
10 Frank 38
11 John 40
Bạn có thể thấy tôi đã đánh số liên tục cho toàn bộ các dòng trong bảng Person bắt đầu từ số 1, và tập hợp kết quả được sắp xếp theo cột Age. Sự sắp xếp này được hoàn thiện là do tiêu chuẩn “ORDER BY Age” trong mệnh đề ORDER BY của hàm ROW_NUMBER.

Giả sử bạn không muốn tập hợp kết quả của bạn được sắp xếp mà muốn đưa bảng trở lại sắp xếp theo số bản ghi của từng dòng. Hàm ROW_NUMBER lại luôn yêu cầu phải có mệnh đề ORDER BY, vậy bạn cần phải đưa một giá trị nào đó vào trong mệnh đề này. Trong hàm truy vấn bên dưới tôi đã chỉ định “SELECT 1” vào trong mệnh đề ORDER BY, điều này sẽ chỉ trả lại kết quả là bảng như đã lưu trữ ban đầu và tất nhiên cách đánh số tuần tự vẫn bắt đầu từ 1:

SELECT ROW_NUMBER() OVER (ORDER BY (SELECT 1)) AS [Row Number by Record Set],
FirstName,
Age
FROM Person


Đây là tập hợp kết quả khi chạy hàm truy vấn trên:

Row Number by Record FirstName Age
-------------------- ---------- ------
1 Ted 23
2 John 40
3 George 6
4 Mary 11
5 Sam 17
6 Doris 6
7 Frank 38
8 Larry 5
9 Sue 29
10 Sherry 11
11 Marty 23

Hàm ROW_NUMBER không chỉ cho phép bạn sắp xếp toàn bộ tập hợp dòng mà còn có thể sử dụng mệnh đề PARTITION để lọc ra nhóm dòng cần đánh số. Các dòng sẽ được đánh số tuần tự trong từng giá trị PARTITION độc nhất. Các dãy số được đánh sẽ luôn bắt đầu từ 1 cho từng giá trị PARTITION mới trong tập hợp bản ghi của bạn. Hãy xem hàm truy vấn dưới đây

SELECT ROW_NUMBER() OVER (PARTITION BY Gender ORDER BY Age) AS [Partition by Gender],
FirstName,
Age,
Gender
FROM Person


Khi chạy truy vấn trên, tập hợp kết quả sẽ ra như sau:

Partition by Gender FirstName Age Gender
-------------------- ---------- ----------- ------
1 Doris 6 F
2 Mary 11 F
3 Sherry 11 F
4 Sue 29 F
1 Larry 5 M
2 George 6 M
3 Sam 17 M
4 Ted 23 M
5 Marty 23 M
6 Frank 38 M
7 John 40 M

Trong ví dụ này tôi đã phân vùng bởi Gender và sắp xếp theo Age. Thực hành theo ví dụ này sẽ cho phép tôi đánh số tuần tự các bản ghi là Female trong bảng Person theo độ tuổi, và sau đó việc đánh số sẽ bắt đầu lại với nhóm là Male.

Microsoft Dynamic AX dẫn đầu trong dòng sản phẩm quản trị tài nguyên doanh nghiệp ERP

Trong bản báo cáo có tên “Magic Quadrant for Midmarket and Tier-2 Oriented ERP for Product- Centric Companies” công bố vào tháng 6 năm 2009, công ty nghiên cứu thị trường Gartner đã xếp Microsoft Dynamic AX vào danh sách nhóm sản phẩm dẫn đầu trong các giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Báo cáo này dựa trên nghiên cứu toàn cầu của Gartner, đặc biệt tập trung vào các sản phẩm hướng đến đối tượng doanh nghiệp tầm trung có từ 100 đến 1000 nhân viên. Ông Crispin Read, Tổng giám đốc phụ trách sản phẩm Microsoft Dynamics ERP tại Microsoft cho biết: "Hàng ngày, chúng tôi vẫn nhận được những phản hồi tích cực từ phía khách hàng về những giá trị đích thực mà các giải pháp ERP của chúng tôi mang lại, điều đó có ý nghĩa rất quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Vị trí của chúng tôi trong báo cáo Magic Quadrant càng khẳng định rằng Microsoft có một tầm nhìn mạnh mẽ cùng khả năng thực thi chiến lược dài hạn n nhằm mang giải pháp ERP ứng dụng trong các doanh nghiệp." Microsoft Dynamics AX cung cấp cho doanh nghiệp vừa và cả các doanh nghiệp lớn những giải pháp đặc thù cho từng ngành nhằm giúp họ phát triển mạnh mẽ trong thị trường cạnh tranh toàn cầu bằng cách giúp kiểm soát chi phí, quản lý rủi ro và tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên. Theo báo cáo của Gartner, "Các sản phẩm hàng đầu thể hiện tầm nhìn và khả năng thực thi. Các sản phẩm ERP hàng đầu có tính năng chuyên sâu và chắc chắn, giúp doanh nghiệp giải quyết được một loạt các yêu cầu cốt lõi khác nhau của người dùng. Không nhất thiết phải là hãng bán hàng có doanh thu lớn nhất, nhưng họ phải có các sản phẩm đã được thực tế kiểm nghiệm, cũng như hồ sơ theo dõi những thành công từ phía khách hàng, đồng thời chứng minh được đà phát triển của mình để tăng cường sự hiện diện trong thị trường. Các hãng bán hàng đi đầu có những đề xuất giúp giải quyết được nhu cầu cụ thể về quy trình của các khách, sản phẩm và giải pháp của họ đi thẳng vào vấn đề cần khắc phục, dễ sử dụng, được thiết kế nâng cao tối đa giá trị sử dụng. Các công ty hàng đầu trong lĩnh vực ERP đã chuẩn bị khá kỹ càng để phát triển sản phẩm của mình thành những ứng dụng theo kiểu mô hình, nhằm đem tới mức độ linh hoạt cao hơn cùng nhiều công cụ phục vụ cho việc phân tích và mang đến một giao diện dễ sử dụng. Điều này giúp các sản phẩm của họ dễ dàng được chấp nhận và sử dụng bởi nhiều nhóm người dùng khác nhau.” Báo cáo này cũng nhấn mạnh: “Mặc dù một số người vẫn cho rằng mảng thị trường này đã phát triển lớn mạnh nhưng Gartner lại đánh giá thị trường đang trải qua một giai đoạn chuyển đối quan trọng, trong đó những tên tuổi cũ với tính năng chuyên sâu đang dần được thay thế bằng các hệ thống mới hiện đại và linh hoạt hơn”. Bên cạnh đó, sản phẩm Microsoft Dynamics NAV cũng được xếp vào nhóm sản phẩm chuyên dụng có nhiều đột phá. Microsoft Dynamics NAV hỗ trợ các tổ chức có qui mô vừa thông qua các giải phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng ngành, đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình nghiệp vụ nhờ nhanh chóng thích ứng với phương thức kinh doanh đặc thù của họ, tạo điều kiện để nhân viên làm việc hiệu quả và mang lại cho doanh nghiệp khả năng cạnh tranh. Dưới đây là một số khách hàng điển hình đang trải nghiệm những giá trị thực thụ từ giải pháp Microsoft Dynamics AX 2009 và Microsoft Dynamics NAV 2009: Microsoft Dynamics AX 2009 • Hãng Network Equipment Technologies Inc. tại California đã cắt giảm được đáng kể các chi phí bảo trì hệ thống ERP hàng năm, cải thiện mức độ tuân thủ các quy định của GSA (Global Semiconductor Alliance”, tối ưu hóa khả năng cộng tác giữa nhân viên, giải quyết việc nhập đơn hàng, loại bỏ những công việc mang tính thủ công, dễ gây lỗi, hợp lý hóa được nhiều chu trình công việc và hoạt động tác nghiệp kém hiệu quả. • Tập đoàn Picanol Group tại Bỉ đã tiết kiệm được 15% chi phí vận hành, rút ngắn các quy trình hoạch định yêu cầu vật tư (MRP) từ 50 giờ xuống còn 3 giờ, và nâng cao mức độ minh bạch trên khắp các tổ chức toàn cầu nhờ tiêu chuẩn hóa hoạt động kinh doanh của mình. • Giờ đây, hãng Meopta có trụ sở tại Cộng hòa Sec đã có được một nền tảng cần thiết để giúp đạt được tỉ lệ tăng trưởng 300% trong vòng 5 năm. Góp phần vào thành công này phải kể đến các yếu tố như hiệu suất của nhân viên được cải thiện và hỗ trợ khả năng tuân thủ các quy định, luật pháp quốc tế. Microsoft Dynamics NAV 2009 • Hiện tại, hãng Hurup tại Đan Mạch đang được hưởng hiệu quả kinh doanh, sự hài lòng của khách hàng lớn hơn cùng một nền tảng CNTT được tăng cường để hỗ trợ sự tăng trưởng trong tương lai. • Hãng Exhausto Inc tại Atlanta có được hiệu suất cao hơn, khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, khả năng lanh nhạy và tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ hơn. • NaviCom A/S, một đối tác vàng của Microsoft, có trụ sở tại Đan Mạch đã được chuẩn bị tốt hơn để cung cấp các giải pháp khách hàng, làm việc hiệu quả hơn với một giao diện được đặc thù hóa theo vai trò của người dùng, và thúc đẩy nhiều giá trị hơn nữa từ ERP thông qua kiến trúc 3 tầng và các dịch vụ Web. Nhân dịp này phóng viên (PV) cũng đã có với ông Crispin Read, Tổng Giám đốc phụ trách giải pháp ERP Microsoft Dynamics để tìm hiểu thêm về chiến lược ERP của Microsoft và những yếu tố nào đã giúp Microsoft Dynamics giành được một vị trí trong nhóm các sản phẩm hàng đầu. PV: Xin ông cho biết những yếu tố then chốt tạo ra sự khác biệt giúp Microsoft Dynamics giành được một vị trí trong nhóm các sản phẩm hàng đầu? Ông Crispin Read: Nếu xem xét thị trường một cách tổng thể và đánh giá mức độ đổi mới mà các hãng bán hàng trong thị trường này hiện đang có khả năng cung cấp, thì Microsoft chắc chắn đang có được một vị trí rõ ràng và điều này đã được công nhận một cách xứng đáng trong báo cáo Magic Quadrant. Vị trí của chúng tôi dựa trên sự đổi mới về sản phẩm và giá trị cuối cùng mà chúng tôi đem lại cho khách hàng của mình. Chẳng hạn, thiết kế được đặc thù theo vai trò đem lại sự linh hoạt và khả năng tùy biến. Chúng tôi cũng cung cấp các công cụ nghiệp vụ thông minh, được tích hợp và các khả năng về mặt tuân thủ được đặc thù hóa. Nhờ sự linh hoạt linh hoạt và khả năng tùy chỉnh dễ dàng để phù hợp với các quy trình nghiệp vụ luôn thay đổi nên các giải pháp của chúng đem lại lợi nhuận đầu tư nhanh hơn và chi phí sở hữu “ấn tượng” hơn nhiều giải pháp thay thế khác. Chẳng hạn, hãng Flow Corp. đang hi vọng sẽ tiết kiệm được 5 triệu đô-la trong vòng 5 năm tới nhờ sử dụng Microsoft Dynamics AX thay cho JD Edwards EnterpriseONe. Trong tình hình kinh tế hiện nay, các khoản tiết kiệm chi phí như vậy cũng có thể tạo ra những ảnh hưởng lớn lao. Điều đó đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. PV: Xin ông cho biết ấn tượng của mình về việc kinh doanh sản phẩm ERP Microsoft Dynamics ERP kể từ khi gia nhập Microsoft vào tháng 12 năm ngoái? Ông Crispin Read: Từ khi chuyển sang vị trí này, tôi thấy rất ấn tượng trước một số khía cạnh của mảng kinh doanh nay. Đầu tiên, các sản phẩm đều hấp dẫn đến mức khó tin. Trước khi gia nhập nhóm phụ trách sản phẩm Microsoft Dynamics ERP, tôi chưa bao giờ thấy nhiều nỗ lực về mặt tư duy, nghiên cứu và kỹ thuật đến thế để tìm hiểu về trải nghiệm của người dùng và điều đó đã thúc đẩy họ chọn dùng, giúp họ làm việc hiệu quả hơn và giảm bớt chi phí cho tổ chức. Bên cạnh đó, so với các giải pháp ERP khác mà tôi đã biết trong nhiều năm qua, mức độ linh hoạt mà những ứng dụng này mang lại cho các công ty cũng để lại trong tôi một ấn tượng mạnh mẽ. Với giải pháp ERP của Microsoft, các công ty có thể thay đổi quy trình một cách dễ dàng, liên tục và không tốn kém nhằm đáp ứng với những nhu cầu nghiệp vụ luôn thay đổi. Ngoài ra, liên minh đối tác phong phú của Microsoft là một liên kết có một không hai trong lĩnh vực này. Cộng đồng đối tác mạnh mẽ đã trở thành một phần không thể tách rời trong mảnh kinh doanh sản phẩm Microsoft Dynamics với hàng ngàn đối tác, từ những nhà tích hợp hệ thống có tên tuổi cho tới các công ty hoạt động trong thị trường ngách, phục vụ nhu cầu của những ngành hẹp cụ thể. Người ta có thể cảm nhận một cách rõ ràng khả năng được kết nối giữa khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, đây chính là thành phần cốt lõi trong mảng kinh doanh sản phẩm Microsoft Dynamics. PV: Ông đánh giá thế nào về tình hình thị trường ERP hiện nay? Ông Crispin Read: Ngoài Microsoft, có hai nhóm cung cấp giải pháp ERP chính. Đầu tiên, đó là các công ty rất nhỏ, bị thâu tóm từ nhiều năm trước và liên kết lại thành những đơn vị tập trung vào lĩnh vực tài chính, rất tương đồng với tư tưởng của ngành ngân hàng đầu tư. Các hãng bán hàng này khá nhanh nhạy trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận trước thuế cho mình nhưng tôi lại thấy một số rủi ro cho khách hàng của họ. Với những lộ trình sản phẩm không chắc chắn và các khoản đầu tư khiêm tốn nhất cho hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) dàn trải cho hơn chục sản phẩm, tôi lo ngại rằng khách hàng hiện đang dùng những giải pháp ERP này sẽ không được tiếp cận với những đổi mới cần thiết đưa hoạt động kinh doanh của mình lên một tầm cao mới. Điều này không chỉ khiến họ khó tồn tài trong giai đoạn kinh tế khó khăn này, mà thậm chí còn là một trở ngại lớn hơn khiến các khách hàng này khó nắm bắt cơ hội mới khi tình hình kinh tế xoay chuyển. Thứ hai, có khá nhiều công ty lớn cung cấp giải pháp ERP, trong số đó nhiều giải pháp vận hành tốn kém, khó chỉnh sửa và bảo trì. Những giải pháp kém linh hoạt này thường hoạt động trên một cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm cũ kỹ. Tôi thấy thật đáng tiếc khi vẫn có nhiều công ty lãng phí quá nhiều tiền vào các sản phẩm ERP lỗi thời. Tôi cũng cảm thấy không hài lòng các hãng cung cấp đẩy chi phí bảo trì phần mềm lên tận mây xanh mà không hề để ý tới hình hình hiện tại: nền kinh tế không mạnh và khách hàng đang chịu áp lực nặng nề về cắt giảm chi phí. Như đã nói, tôi tự tin rằng Microsoft có thể giúp doanh nghiệp vượt ra khỏi thời kỳ kinh tế khó khăn ngày nay và phát triển mạnh hơn, mang tính cạnh tranh hơn. Mối quan tâm của Microsoft đặc biệt xoay quanh vấn đề mang lại giá trị cho đối tác và người dùng cuối. Để theo đuổi nguyên tắc mang tính định hướng đó, chúng tôi không xem suy thoái kinh tế là một thời điểm thuận lợi để nâng giá và tạo ra các kênh lợi nhuận mới, mà coi đó là một cơ hội để hướng sự tập trung của mình vào khách hàng và đem lại cho họ các khoản lợi nhuận đầu tư hữu hình và nhanh chóng. PV: Khách hàng có thể mong đợi điều gì từ các sản phẩm ERP của Microsoft trong các thời gian tới đây? Ông Crispin Read: Nếu quý vị xem xét hoạt động kinh doanh của chúng tôi một cách tổng thể, quý vị có thể thấy rằng Mcirosoft đã dành một phần đáng kể trong doanh thu cho hoạt động nghiên cứu và phát triển sâu rộng. Mảng kinh doanh Microsoft Dynamics cũng không phải là ngoại lệ đối với nguyên tắc này được áp dụng cho toàn công ty của chúng tôi, và kết quả của quá trình đổi mới đó đã được công nhận trong báo cáo Magic Quadrant. Tôi hi vọng sự đổi mới vẫn tiếp tục diễn ra. Ngoài những công việc mà chúng tôi đang tiến hành trong lĩnh vực phần mềm theo hướng dịch vụ, các sản phẩm của chúng tôi sẽ trở nên dễ triển khai và sử dụng hơn. Chúng tôi sẽ tiếp tục củng cố hơn nữa các khả năng của ứng dụng và đem tới một nền tảng mạnh mẽ mà đối tác của chúng tôi có thể sử dụng để mở rộng ứng dụng của chúng tôi tới nhiều ngành dọc phong phú. Trong 2 năm tới, khách hàng cũng có thể thấy trước một loạt giải pháp ERP mới sẽ được đưa ra, đi kèm theo đó là số lượng các bản nâng cấp ngày càng tăng, chẳng hạn như các gói dịch vụ giúp hoàn thiện hơn các sản phẩm hiện tại và thậm chí còn làm cho chúng trở nên hiệu quả hơn.”

Tìm hiều thêm thông tin về sản phẩm và giải pháp tại website: http://www.microsoft.com/vietnam/dynamics

Quản lý nhân sự và Tiền Lương ( HR and Payroll)

1. Tính lương
Phân hệ tính lương nên hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v…. Phần mềm cũng nên hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán. Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam.

2. Quản lý Nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương, v.v…. Phần mềm cũng nên lưu giữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v…. Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lên lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên.

3. Thông tin Đào tạo
Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về các kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được các danh sách hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v….

4. Quản lý Thời gian
Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ tính lương và phân hệ quản lý nhân sự. Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau.

5. Tích hợp với Phân hệ Kế toán
Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán nên chia xẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế). Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời gian.

6. Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ
Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ. Các phần mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel.

Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009

Phân hệ: Quản lý cơ sở vật chất (Materials Facilities Management)

Phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất để giúp các Doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thông tin về tài sản Công ty như đang có những gì, ở trong tình trạng nào, do ai quản lý. Hãy trang bị cho mình phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất của chúng tôi và bạn sẽ là người chủ thực sự của tất cả những máy móc thiết bị, nhà xưởng, phương tiện giao thông trong phạm vi mà bạn đang quản lý.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Các chức năng cơ bản dành cho nhân viên

• Ghi nhận thông tin về người quản lý, thời điểm bàn giao, lý do bàn giao, vị trí lắp đặt, di dời.
• Ghi nhận các thông tin về hư hỏng, các sự cố xảy ra cho cơ sở vật chất. Người gây ra sự cố, thời gian vị trí của sự cố. Thông tin về tình hình tu dưỡng bảo trì và sửa chữa. Ðơn vị, nhân viên thực hiện, chi phí sửa chữa, thời điểm, thời gian thực hiện.
• Quản lý thông tin về khách hàng thuê hoặc cho thuê, giá thuê, thời gian thuê.
• Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về tình hình sử dụng, di dời.

Các chức năng cần tính toán để hỗ trợ tăng hiệu quả công việc

• Thực hiện các báo cáo cơ sở vật chất theo nhiều tham số khác nhau.
• Thực hiện thống kê theo hai dạng: đồ thị và số liệu.
• Thống kê cơ sở vật chất theo nhiều tiêu thức khác nhau.
• Thông kê tình trạng cơ sở vật chất, quá trình cho thuê, di dời, quá trình quản lý.

Các chức năng hỗ trợ quản lý cao cấp: Báo cáo, phân tích, thống kê

• Hỗ trợ theo dõi quá trình sử dụng cơ sở vật chất theo dòng thời gian.
• Giúp cho nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hư hỏng cơ sở vật chất, quá trình tu sửa, bảo trì từ đó xây dựng được các kế hoạch bảo dưỡng.
• Giúp cho nhà quản lý nắm bắt được thông tin về nhân viên đang phụ trách quản lý cơ sở vật chất, hoặc ngược lại, cơ sở vật chất này ai đang quản lý.
• Tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý.
• Ðem đến thông tin tức thời, các biểu đồ hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng , chính xác.

Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009

Phân hệ: Quản lý cung ứng (Distribution Managemnent)

Ngược lại với phân hệ bán hàng, phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị. Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng

Quản lý hợp đồng mua hàng theo loại giao dịch do người sử dụng phân hệ quy định.

Quản lý danh sách hàng hóa dịch vụ mua vào theo yêu cầu từ các nguồn khác nhau (bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng).

Theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ:

• Thiết lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được thiết lập dựa trên các phiếu yêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng.
• Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian, địa điểm. Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều khoản giao nhận hàng.
• Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoản phải thu chi. Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần.
• Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi công nợ.
• Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, các biên bản liên quan.
• Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng.
• Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp.

Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng

• Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, …
• Công cụ tra cứu, phân loại, lọc các thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác.
• Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ.
• Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường.
• Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý.
• Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận, hợp đồng mua hàng.

Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp

• Ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên lạc, người đại diện…. Lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua hàng, nhóm đối tác mua hàng… cho phép thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau.
• Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác đối với từng loại hàng hóa dịch vụ.
• Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Đánh giá cho điểm nhà cung cấp hoặc nhà gia công theo các tiêu chuẩn khác nhau.
• Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp.

Lập kế hoạch mua hàng

• Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính:

- Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng.

- Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ.

- Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận cung ứng).

• Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch.
• So sánh kế hoạch với thực tế.
• Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh.

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình mua hàng

• Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí.
• Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận mua hàng.
• Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của người sử dụng.
• Các báo cáo về tình hình khách hàng:

- Các loại bảng kê hàng hóa mua vào.

- Các báo cáo về chi phí mua hàng.

- Các báo cáo giao nhận hàng hóa.

Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009

Phân hệ: Quản lý sản xuất ( Manufacture Management)

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp – nơi đang được đầu tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ sản xuất của Rinpoche sẽ hỗ trợ từ việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các phân xưởng. Đây cũng là một trong các phân hệ hay nhất của hệ thống Rinpoche! Hãy sử dụng phân hệ này và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của mình.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Thiết kế quy trình sản xuất và thông tin về sản phẩm

Quản lý nguồn lực sản xuất

• Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản xuất,…
• Theo dõi danh mục máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ theo danh mục phân loại, danh mục chi tiết.
• Ghi nhận các quy định tiêu chuẩn chất lượng, mô tả đặc điểm cho sản phẩm, nguyên vật liệu, xác định điều kiện môi trường hoạt động của công đoạn sản xuất theo danh mục do người dùng thiết lập.
• Cập nhật giá thành nguyên vật liệu, chi phí nhân công và khấu hao máy móc thiết bị.
• Theo dõi thông tin nhân viên theo ngành nghề, chuyên môn, chức vụ.

Mô phỏng quy trình công nghệ

Quy trình được thiết kế theo dạng cây thư mục đồng thời với dạng sơ đồ có hỗ trợ các thuộc tính đồ họa. Cho phép người dùng:

• Linh hoạt thiết kế và mô tả quy trình theo đặc điểm công nghệ của lĩnh vực hoạt động.
• Thực hiện các chức năng sao chép, cắt, dán và chỉnh sửa quy trình hiện có để tạo quy trình mới.
• Thiết kế danh sách hạng mục vật tư (BOM).
• Thiết kế quy trình công nghệ cho từng sản phẩm theo các công đoạn chính, phân tích công đoạn chính thành các công đoạn chi tiết.
• Thiết kế quy trình dùng chung cho những sản phẩm cùng loại.
• Kiểm tra quy trình thiết kế.

Theo dõi thông tin tổng hợp về quy trình:

• Tổng hợp thông tin chung về sản phẩm thiết kế, tình trạng quy trình, yêu cầu số lượng, yêu cầu về thời gian quy trình.
• Thông tin về công cụ sử dụng chung cho quy trình.
• Danh sách tổng hợp nguồn lực sử dụng cho toàn quy trình: số lượng nguyên vật liệu, thời gian sử dụng nhân công, máy móc thiết bị.
• Danh sách bán sản phẩm, sản phẩm tạo thành tại các công đoạn.
• Cập nhật lại thông tin toàn quy trình khi có thay đổi thông tin quy trình trong quá trình thiết kế.
• Ghi nhận và tính toán lại chi phí quy trình tại các thời điểm.
• Chi tiết chi phí toàn bộ quy trình.

Ghi nhận thông tin liên quan đến công đoạn sản xuất:

• Thông tin về thời gian thực hiện công đoạn.
• Tài liệu tham khảo, tài liệu hướng dẫn đính kèm.
• Sản phẩm đầu ra của công đoạn.
• Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm.
• Thông tin quá trình chuyển giao sản phẩm giữa hai công đoạn với nhau.
• Điều kiện môi trường cho phép sử dụng nguyên vật liệu.
• Khả năng chuyển đổi giữa các loại nguyên vật liệu trong cùng một công đoạn sản xuất.
• Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm đầu ra của từng công đoạn trong quy trình.
• Thông tin về định mức nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức sử dụng máy móc, thiết bị.

Chức năng tính toán

Dựa trên thông tin toàn quy trình, phần mềm sẽ tự động tính toán các yếu tố liên quan đến quy trình theo thiết kế:

• Thời gian tối đa thực hiện quy trình.
• Chi phí sản xuất tại mỗi công đoạn trong quy trình và chi phí toàn quy trình bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí chuyển công đoạn…
• Điều chỉnh quy trình thiết kế, tổng công đoạn con bằng công đoạn cha.
• Các loại báo cáo tổng hợp về định mức nguồn lực sử dụng trong quy trình thiết kế.

Kế hoạch sản xuất

Thiết lập kế hoạch sản xuất

Phân hệ hỗ trợ ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất:

• Ghi nhận thông tin tổng hợp về kế hoạch sản xuất.
• Phân cấp theo kế hoạch tổng hợp và kế hoạch chi tiết.
• Liên kết các kế hoạch sản xuất.
• Phân loại kế hoạch theo: loại kế hoạch, tình trạng kế hoạch, đối tác, thời kỳ, loại sản phẩm.

Triển khai kế hoạch sản xuất

• Hỗ trợ việc tạo lập lô hàng cho từng loại sản phẩm, cho phép: tạo lập lô hàng từ nhiều kế hoạch hoặc tạo lập nhiều lô hàng cho một kế hoạch.
• Phát sinh lệnh sản xuất dựa trên các lô hàng đã thiết lập.
• Phát sinh quy trình sản xuất đã duyệt theo thiết kế tương ứng với hàng hóa để điều hành sản xuất.
• Cập nhật trạng thái lô hàng: đã ra lệnh sản xuất hoặc chưa ra lệnh sản xuất.

Theo dõi kế hoạch sản xuất

Thông tin về kế hoạch sản xuất sẽ được cập nhật nhanh chóng, cho phép người dùng:

• Theo dõi số lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo từng mặt hàng.
• Theo dõi lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo thời kỳ.
• Theo dõi tiến độ sản xuất từng lô sản phẩm và lệnh sản xuất.
• Tính toán nguồn lực cần thiết để thực hiện lô hàng.
• Báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất theo thời gian, theo đơn hàng, báo cáo nhu cầu nguồn lực cần cho kế hoạch.
• Báo cáo tiến độ tổng hợp thực hiện kế hoạch, theo lệnh sản xuất hoặc đơn hàng.

Điều độ sản xuất

Thiết lập thông tin tổ chức sản xuất

• Thực hiện phân công phân xưởng theo các công đoạn của quy trình đã phát sinh theo thiết kế và lệnh sản xuất:

- Phân công theo mặc định.

- Phân công nhiều phân xưởng thực hiện một công đoạn.

- Phân công một phân xưởng thực hiện nhiều công đoạn.

• Tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết theo định mức cho lô sản phẩm.
• Phát sinh thời gian dự kiến theo thiết kế thực hiện lệnh sản xuất.
• Sơ đồ điều độ sản xuất.

Theo dõi quá trình thực hiện sản xuất

Theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu:

• Yêu cầu cung ứng và nhận nguyên vật liệu từ kho theo nhu cầu đã thiết kế để thực hiện lô hàng.
• Yêu cầu nguyên vật liệu khi tồn kho phân xưởng đã hết không đủ đáp ứng số nguyên vật liệu cần cho công đoạn theo như thiết kế.
• Giao nguyên vật liệu cho phân xưởng và phân phối nguyên vật liệu cho nhân viên.
• Cập nhật nguyên vật liệu sử dụng.
• Ghi nhận và theo dõi tồn kho phân xưởng.
• Chuyển trả nguyên vật liệu về kho.

Thực hiện phân công máy móc, thiết bị:

• Quản lý máy móc, thiết bị hiện có tại phân xưởng.
• Phát sinh nhu cầu sử dụng máy móc để thực hiện công đoạn theo thiết kế.
• Lên lịch hoạt động máy móc.
• Phân công máy móc, thiết bị cho từng công đoạn và nhân viên.
• Quản lý nhân công:
• Lên lịch làm việc, đi ca cho nhân viên.
• Theo dõi quá trình vào – ra.
• Phân công công việc, phân công sản phẩm cho nhân viên theo nhóm hoặc chi tiết đến từng người.
• Chấm công nhân viên theo thời gian (vào ra) hay theo sản phẩm, theo ca làm việc,…
• Chuyển sản phẩm tạo thành từ công đoạn này sang công đoạn khác (chuyển trả sản phẩm khi không đạt yêu cầu).
• Kiểm tra các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra số lượng theo từng mức chất lượng.
• Kiểm soát chi phí sử dụng máy móc, thiết bị (điện, công cụ dụng cụ, …), khấu hao máy móc.
• Thống kê sản phẩm hỏng.
• Nhập kho thành phẩm, bán thành phẩm.

Chức năng tính toán

• Tính chi phí sản xuất thực tế cho từng công đoạn.
• Tính chi phí sử dụng nguyên vật liệu.
• Tính chi phí sử dụng máy móc, thiết bị.
• Tính chi phí sản xuất khác.

Chức năng phân tích

• Biểu đồ sản phẩm tạo thành theo thời gian.
• Phân tích chi phí sử dụng cho từng lô sản phẩm.
• Phân tích chi phí nhân công, nguyên vật liệu, máy móc sử dụng cho từng lô sản phẩm.
• Thống kê mức chất lượng theo từng lô hàng.
• So sánh chi phí sử dụng giữa các quy trình.
  
  Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009
  

Phân hệ: Quản lý nguồn lực

Để biết ai là ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp- Nhân sự. Phân hệ quản lý nhân sự luôn là một cuốn lý lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp. Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết nhất cho hoạt động quản lý nhân sự của mình.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự

Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và thay đổi theo:

• Danh mục phòng ban, tổ chức.
• Sơ đồ tổ chức thể hiện dưới dạng cây thư mục.
• Danh mục chức vụ hiện có của doanh nghiệp.
• Danh mục chức danh tương ứng tại các phòng ban.
• Mô tả công việc tương ứng với các vị trí làm việc.

Việc điều chỉnh cơ cấu nhân sự được thực hiện tự động qua hệ thống các quyết định:

• Quyết định bổ nhiệm vị trí công tác.
• Quyết định thuyên chuyển.
• Quyết định nghỉ việc.
• Quyết định thử việc.
• Quyết định khác.

Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên

Phân hệ cho phép ghi nhận và lưu trữ thông tin đầy đủ nhất về cá nhân nhân viên:

• Thông tin lý lịch cá nhân.
• Thông tin về chuyên môn.
• Thông tin về quan hệ gia đình.
• Thông tin tham gia đoàn thể xã hội.
• Thông tin về quá trình bản thân.

Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng

• Tìm kiếm dựa trên thông tin chính xác hoặc tìm kiếm gần đúng.
• Cho phép kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm.

Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên

Toàn bộ thông tin về quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp sẽ được ghi nhận chi tiết:

• Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên.
• Thông tin về các vị trí đã và đang làm việc qua các quyết định thuyên chuyển.
• Thông tin về các vị trí kiêm nhiệm.
• Thông tin về quá trình đi công tác.

Thông tin về năng lực của nhân viên được ghi nhận theo:

• Kết quả qua các đợt đánh giá nhân viên.
• Chuyên môn và kết quả các chương trình đào tạo.

Thực hiện chấm công và tính lương

• Thực hiện các hình thức chấm công theo ca làm việc, theo giờ, theo sản phẩm.
• Thiết lập và thực hiện tính lương theo các phương án:

- Tính lương theo sản phẩm.

- Tính lương theo giờ.

- Tính lương theo hệ số chức vụ.

- Tính lương khoán.

• Quản lý phụ cấp, tiền thưởng, các loại phí và lệ phí, theo dõi tạm ứng nhân viên.
• Quá trình chi trả lương cho nhân viên: số phải trả, số thực trả, số lần chi trả lương.

Theo dõi hợp đồng lao động

• Quản lý thông tin về hợp đồng lao động của từng nhân viên.
• Các hình thức hợp đồng lao động do người dùng tự thiết lập.
• Theo dõi hợp đồng lao động: thông báo sắp hết hạn hợp đồng lao động, thực hiện gia hạn và thông tin về gia hạn hợp đồng.

Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng

Toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng được ghi nhận từ khi xác định nhu cầu tuyển dụng cho tới khi hoàn thành đợt tuyển dụng, bao gồm:

• Thông tin về các đợt tuyển dụng.
• Yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban cho từng vị trí trong từng đợt tuyển dụng.
• Thông tin về ứng viên tham gia ứng tuyển.
• Kết quả tuyển dụng.
• Thông tin về quyết định và quá trình thử việc.

Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự

Thực hiện thống kê – phân tích về:

• Thông tin lý lịch nhân viên: cơ cấu giới tính, tình trạng hôn nhân, thành phần dân tộc, thành phần tôn giáo.
• Trình độ lao động: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
• Cơ cấu độ tuổi lao động, độ tuổi – giới tính.
• Biến động tổng quỹ lương và mức lương bình quân.
• Biến động lao động: biến động tổng số lao động, biến động tăng, giảm lao động.
• Cơ cấu tổ chức: số lượng, cơ cấu tỷ trọng nhân sự tại các bộ phận, tại các vị trí.

Báo cáo nhân sự:

• Các loại danh sách nhân viên theo đơn vị – phòng ban, chức vụ, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn.
• Danh sách nhân viên theo thông tin cá nhân: dân tộc, tôn giáo, lý lịch cá nhân…
• Danh sách các đơn vị – phòng ban.
• Danh sách khen thưởng, kỷ luật, nhân viên đi công tác trong nước, nước ngoài, nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển công tác,…
• Bảng đánh giá của từng nhân viên theo các chỉ tiêu đánh giá.
• Các báo cáo tuyển dụng.
• Các báo cáo về chấm công, tiền lương.
• Các báo cáo về hợp đồng lao động.
  
  Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009
  

Phân hệ: Quản lý bán hàng

Với phân hệ Quản lý Bán hàng, toàn bộ quá trình quan trọng và thú vị nhất của doanh nghiệp sẽ nằm dưới sự quản lý hiệu quả của nhà lãnh đạo. Đồng thời, phân hệ cũng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện được tốt nhất nhiệm vụ của mình. Theo dõi các hợp đồng và các thông tin liên quan như giao hàng, thanh toán công nợ; tự động hóa rất nhiều các nghiệp vụ bán hàng.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng

Quản lý đơn hàng theo loại giao dịch bán hàng do người sử dụng phân hệ quy định. Ví dụ: đơn hàng bán lẻ, đơn hàng bán cho đại lý, hợp đồng sản xuất, hợp đồng gia công…

Theo dõi quá trình của đơn hàng dựa trên các hoạt động nghiệp vụ:

• Thiết lập đơn hàng.
• Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời gian, địa điểm.
• Phát sinh lịch giao nhận hàng theo các điều khoản giao hàng.
• Theo dõi quá trình giao hàng: lập phiếu giao hàng, ghi nhận số lượng hàng giao theo từng đợt giao hàng, cho phép thực hiện theo dõi hàng gửi bán…
• Xuất hóa đơn, ghi các khoản phải thu, ghi công nợ khách hàng theo điều khoản thanh toán sau khi đã thực hiện giao hàng. Một đơn hàng có thể thực hiện giao hàng nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong một lần giao hàng (tự động tính thuế GTGT khi xác định thuế suất).
• Theo dõi thông tin hoạt động xuất nhập khẩu: hạn ngạch xuất nhập khẩu, các biên bản liên quan.
• Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Ghi nhận và xử lý hàng trả lại.

Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng

• Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty như thay đổi giá, các chức năng, đặc điểm sản phẩm.
• Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác.
• Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ.
• Gửi thư điện tử đồng thời đến nhiều khách hàng một lúc ngay từ phân hệ.
• Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường.
• Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý.
• Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận hợp đồng.

Quản lý thông tin quan hệ khách hàng

• Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện,… Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng. Cho phép thống kê khách hàng theo các khía cạnh khác nhau.
• Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng.
• Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục.

Lập kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh trong phân hệ quản lý bán hàng bao gồm các phần chính:

• Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng.
• Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng mặt hàng, cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng.
• Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng).
• Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch.
• So sánh kế hoạch với thực tế.
• Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh.

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ,…)

• Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, loại sản phẩm, dịch vụ.
• Phân tích hiệu quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí.
• Phân tích hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tùy chọn theo nhu cầu của người sử dụng:

- Các báo cáo về tình hình khách hàng.

- Các báo cáo về doanh thu.

- Các loại bảng kê hàng hóa bán ra.

- Các báo cáo về chi phí bán hàng.

- Các báo cáo giao nhận hàng hóa.

Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009

Phân hệ: Quản lý kho hàng

Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý, nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Mô tả hệ thống kho theo nhiều thông số, nhiều cấp độ

Cho phép mô tả hệ thống kho của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có thể phân chia không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn, dãy, ô,… tùy thuộc nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.

Các đơn vị lưu trữ khi được thiết lập, ngoài thông tin chung (tên và mã) còn có các thông số mô tả khác như:

• Thông tin về vị trí (loại vị trí, tọa độ).
• Thông tin về thể tích lưu trữ.
• Thông tin chi tiết về tải trọng và đặc điểm mô tả.
• Quy định mức lưu trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa.
• Thông số kỹ thuật kho để đảm bảo yêu cầu bảo quản hàng hóa.

Quản lý danh mục hàng hóa

Ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa:

• Đơn vị tính.
• Tiêu chuẩn chuẩn chất lượng.
• Nhãn hiệu.
• Nhà sản xuất.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Loại hàng hóa.
• Quy cách đóng gói.
• Đặc tính kỹ thuật.

Tính năng.

• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh.

Thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho thông thường, theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu

Hoạt động xuất nhập kho được tổ chức theo 3 hình thức:

• Xuất nhập kho thông thường: phát sinh phiếu xuất nhập kho khi có nhu cầu lưu trữ và sử dụng hàng hóa.
• Xuất nhập kho theo kế hoạch: thực hiện xuất nhập kho theo kế hoạch do bộ phận quản lý kho thiết lập trước.
• Xuất nhập kho theo yêu cầu: xuất nhập kho theo yêu cầu từ các bộ phận khác như: sản xuất, cung ứng,…

Các chức năng hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho

• Phát sinh phiếu xuất nhập kho theo các hình thức khác nhau.
• Thiết kế phiếu mẫu hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng.
• Thực hiện in ấn và thiết kế phiếu.
• Số phiếu phát sinh tự động theo định dạng do người dùng thiết lập, cho phép lặp lại số phiếu sau một khoảng thời gian quy định.
• Cho phép thực hiện phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi lập phiếu nhập kho.
• Hiển thị tồn kho hàng hóa khi phân bổ hàng xuất.
• Theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng.

Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp

Tồn kho hàng hóa sẽ tự động phát sinh tức thời theo các nghiệp vụ xuất nhập kho. Phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp xác định tồn kho:

• Nhập trước xuất trước (FIFO).
• Nhập sau xuất trước (LIFO).
• Bình quân đầu kỳ.
• Bình quân tức thời.

Người dùng có thể lựa chọn quy tắc tồn kho:

• Cho phép tồn kho âm.
• Hay không cho phép tồn kho âm: trong trường hợp này phân hệ sẽ cảnh báo khi xuất kho quá mức tồn kho hiện tại.

Đơn giá xuất kho tự động phát sinh theo các phương pháp và cách phân bổ hàng xuất kho.

Thể hiện thông tin tồn kho tức thời:

• Theo hệ thống kho: tồn kho của từng loại hàng hóa sẽ hiển thị theo từng đơn vị lưu trữ (ngăn), lượng tồn kho của các ngăn cấp thấp sẽ được tổng hợp thành mức tồn kho của ngăn có cấp cao hơn.
• Theo đơn đặt hàng: thể hiện mức tồn kho của các hàng hóa được dành riêng để thực hiện các đơn hàng, lô hàng xác định.

• Thực hiện tổng kết kỳ để ghi nhận và lưu trữ thông tin tồn kho tại các thời điểm cuối kỳ (tháng, quý, năm).

Báo động hàng tồn kho

• Báo động hàng tồn kho vượt quá giới hạn mức lưu trữ quy định.
• Báo động hàng tồn kho sắp hết hạn sử dụng
• Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước khi hết hạn.
• Danh sách hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
• Theo dõi hàng quá hạn sử dụng.

Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin về các dịch vụ bảo quản kho:

• Lập kế hoạch sử dụng dịch vụ bảo quản kho.
• Phát sinh phiếu sử dụng dịch vụ.
• Danh sách các dịch vụ đã thực hiện.

Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho

Phát sinh và ghi nhận thông tin về các đợt kiểm kê hàng hóa.

Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm:

• Danh sách hàng hóa kiểm kê với số lượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tính toán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện pháp xử lý chênh lệch.
• Danh sách nhân viên tham gia kiểm kê.

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa

Hệ thống báo cáo được hiển thị theo dạng bảng và đồ thị, thuận tiện cho việc phân tích.

• Sổ chi tiết hàng hóa.
• Các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng, theo giá trị.
• Các báo cáo tổng hợp vật tư xuất nhập.
• Các loại bảng kê phiếu xuất nhập kho.
• Các báo cáo về tình hình sử dụng kho.
  
  Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009
  

Phân hệ Quản lý tài chính (Finance Management)

Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý Rinpoche

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Xây dựng ngân sách

• Tạo các điều khoản thu chi.
• Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứng với các điều khoản thu chi.
• Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban.

Quản lý dự án

• Lập dự án.
• Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi.
• Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách.
• Duyệt kế hoạch thu chi của dự án.
• Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch.

Theo dõi việc thực hiện ngân sách

• Thực hiện phân bổ các khoản thu chi để tính toán và cập nhật thông tin thực về tình hình thực hiện ngân sách.
• Điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần.
• Kiểm tra và phân tích việc thực hiện ngân sách.
• So sánh giữa các điều khoản thu (chi) trong cùng một kỳ ngân sách.
• So sánh việc thực hiện ngân sách với kế hoạch lập ra trong cùng một kỳ ngân sách.
• So sánh một điều khoản giữa các kỳ khác nhau.
• Tính lại số thực tế của các điều khoản.
• Tính toán các tỷ số tài chính.
• Đánh giá ngân sách theo điều khoản, kế hoạch và thời kỳ.
• Phân tích trên các tỷ số tài chính.
• So sánh số các khoản thu chi ngân sách theo thời kỳ và hiện lên biểu đồ.

Quản lý hoạt động thu chi

Hoạt động thu chi sẽ được quản lý chặt chẽ dưới hình thức thu chi theo yêu cầu, quá trình này bao gồm:

• Lập các phiếu yêu cầu thu chi. Cho phép tạm ngưng, hủy bỏ, phục hồi, xóa và điều chỉnh yêu cầu thu chi.
• Duyệt yêu cầu thu chi.
• Phân bổ các khoản thu chi vào điều khoản trong hệ thống điều khoản của kế hoạch ngân sách.
• Thực hiện yêu cầu thu chi bao gồm thực hiện yêu cầu thu chi thông thường và yêu cầu thu chi của dự án.
• Xem phiếu yêu cầu thu chi đã duyệt theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày.
• Xem các phiếu yêu cầu thu chi đã thực hiện theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày.
• Xem lịch thu chi.

Trong các trường hợp đặc biệt hoạt động thu chi được tiến hành tức thời không qua xét duyệt. Hình thức thu chi này được thực hiện đơn giản hơn:

• Lập phiếu thu chi tức thời.
• Định khoản vào điều khoản ngân sách.

Quản lý các tài nguyên

• Xem và cập nhật tình hình số dư các tài nguyên: tiền mặt, tiền ngân hàng, hàng hóa, tài sản, chứng khoán,…
• Kiểm tra số dư khi sử dụng các nguồn tài chính.
• Chuyển đổi giữa các nguồn tài nguyên.
• Đánh giá số dư của các nguồn tài chính qua các khoảng thời gian.
• Đánh giá mức độ lưu trữ các loại nguồn tài chính tối ưu.
• Thiết lập cảnh báo.
• Hiện biểu đồ biến động của các số dư các nguồn tài nguyên theo thời gian.

Theo dõi tạm ứng

• Lập phiếu yêu cầu tạm ứng và thu hồi.
• Duyệt tạm ứng.
• Thực hiện thu chi tạm ứng.
• Xem số dư tạm ứng của nhân viên.
• Cập nhật lại số dư của nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Thiết lập nhắc nhở.
• Theo dõi số dư công nợ của nhân viên đối với công ty.

Theo dõi công nợ khách hàng

• Ghi nhận và theo dõi thông tin khách hàng.
• Tìm kiếm khách hàng từ danh mục.

Thông tin công nợ

• Công nợ phải trả và công nợ phải thu được thiết lập khi tạo yêu cầu thu hoặc chi liên quan đến khách hàng.
• Xem công nợ và các phiếu thu/chi quá hạn liên quan đến một khách hàng.
• Điều chỉnh số dư công nợ khách hàng.
• Thiết lập chế độ nhắc nhở (nợ) đối với khách hàng.
• Biểu đồ so sánh nợ có của khách hàng theo thời gian.
• So sánh tổng nợ và có giữa các khách hàng.
• Khả năng thanh toán của khách hàng qua các thời kỳ.

Lập báo cáo tài chính

• Lập báo cáo thu chi.
• Xem các thông số về khả năng thanh toán.
• Phân tích chỉ số tài chính (cho người dùng tạo chỉ số từ các điều khoản).
• Phân tích hàm số (cho người dùng tạo hàm số từ các chỉ số).
• Phân tích ngân sách.
• Phân tích tổng quát.
• Và hơn 60 báo cáo liên quan chi tiết đến các chức năng.
  
  
  Nguồn : Microsoft Dynamics AX 2009
  

Quản lý kế toán

Kế Toán là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác. Kế toán giữ vai trò như người đại diện của doanh nghiệp với Nhà Nước. Tự động hóa tối đa hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi.
• Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan.
• Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu.
• Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng.

Kế toán tài sản cố định

• Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản.
• Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cố định như sửa chữa, lắp đặt thêm…
• Tự động trích khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng do người dùng thiết lập.
• Người dùng có thể thực hiện trích khấu hao thủ công mà chương trình vẫn theo dõi được khấu hao.
• Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết khấu hao…

Kế toán thành phẩm và giá thành

• Tập hợp chi phí (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung) của từng phân xưởng hay công trình.
• Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số. Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa.
• Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia công một số công đoạn trong quy trình sản xuất.
• Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch.
• Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan.

Kế toán vật tư hàng hóa

• Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm.
• Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng.
• Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau.
• In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

• Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng.
• Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào.
• Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.
• Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan.

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

• Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu.
• Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra.
• Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác.
• Kết xuất các báo cáo liên quan.

Kế toán tài khoản ngoài bảng

• Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng.
• Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán.

Kế toán tổng hợp

• Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp.
• Kết xuất số liệu báo cáo.

Kế toán khác

• Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối tượng chi tiết, tài khoản khác vào hệ thống và chương trình sẽ theo dõi được số dư của các đối tượng này.
• Người dùng có thể mở rộng khả năng của chương trình với số lượng đối tượng mới không hạn chế.

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ

• Kết chuyển chi phí tự động.
• Trích khấu hao tự động.
• Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.
• Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường.
• Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và thực hiện khóa sổ lại.
• Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ.
• Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh).
• Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh.

Hệ thống chứng từ báo cáo

• Chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
• Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế, cụ thể như:

- Tờ khai Thuế GTGT.
- Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào.
- Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra.
- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ.
- Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa, nguyên liệu.
- Bảng cân đối kế toán.
- Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.

In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty.

• Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo.
• Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày… hoặc từ tháng… đến tháng….
• Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến.
• Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng.

Công cụ hỗ trợ

• Theo dõi công nợ theo nhiều đơn vị tiền tệ.
• Theo dõi tình hình sử dụng ngân sách, kinh phí trong Công ty.
• Công cụ tìm kiếm nhanh chóng.
• Công cụ kiểm tra phân tích dữ liệu tại mỗi kết xuất: truy ngược về chứng từ phát sinh.
• Tự động trích khấu hao, tổng hợp kết chuyển, tính giá thành, xác định lãi lỗ.
• Khả năng mở rộng lớn và có nhiều tùy chọn giúp tương thích với đặc thù của từng đơn vị.
• Hệ thống báo cáo phong phú, có khả năng thay đổi định dạng báo cáo.

Hệ thống

• Hệ thống hoạt động theo mô hình Client/Server trong môi trường mạng LAN.
• Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng chức năng cũng như từng báo cáo. Có chức năng phân quyền theo từng nhóm để giảm nhẹ việc phân quyền.
• Hệ thống có chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Hệ thống có khả năng rút dữ liệu của một khoảng thời gian ra khỏi hệ thống để sao lưu làm cho hệ thống nhẹ nhàng và an toàn hơn. Khi cần chỉ chèn dữ liệu đã rút và sử dụng bình thường.
• Với mô hình hệ thống là Client/Server trong mạng LAN, dữ liệu của hệ thống có thể đặt tại nhiều nơi cách xa nhau, sau đó gửi dữ liệu theo dạng thư điện tử, hoặc đĩa mềm về tổng công ty để tổng hợp và tính lãi lỗ (đồng bộ dữ liệu).

Quản lý người dùng và bí mật hoạt động kinh doanh

• Việc sử dụng hệ thống phần mềm trong môi trường thông tin đồng nhất sẽ là một con dao hai lưỡi nếu hệ thống không được phân quyền tốt. Không phải hóa đơn nào, công nợ của khách hàng nào nhân viên cũng được xem, không phải dữ liệu nào của bộ phận kế toán nhân viên cũng được biết, không phải thông tin nào cũng có thể xóa được. Để đảm bảo an toàn thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Để làm việc với hệ thống, người dùng phải nhập tên và mật khẩu, và sau đó chỉ được làm việc với các chức năng và xem những nội dung thông tin mà người quản trị hệ thống quy định (thường là trưởng phòng hoặc lãnh đạo cấp cao hơn, hoặc theo quy định chung của công ty). Người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu của mình
  
  Nguồn : Microsoft Dynamics AX 2009
  

Lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Theo công ty AZ, lộ trình ứng dụng CNTT trong DN gồm 5 giai đoạn:

1. Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT.

2. Giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.

3. Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của DN Việt Nam.

4. Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management – Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.

5. Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm.

Nguồn : Microsoft Dynamics AX 2009

CRM là gì?

1. Khái quát

CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2. Chức năng của CRM

Giải pháp EQ-EofficeCRM gồm 5 yếu tố:

Quản lý điều hành nội bộ

Tồ chức quản lý bán hàng

Tổ chức dịch vụ sau bán hàng

Quản lý các hoạt động Marketing

Báo cáo tống kê

• Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

• Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối tác

• Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng

• Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi

• Hoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng do người dùng cài đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc của mình

• Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời gian gần giúp nhân viên dễ dàng quản lý và thực hiện

• Chiến dịch: Thông tin về các chương trình tiếp thị

• Hợp đồng: Hợp đồng với khách hàng

• Tình huống: Thông tin về phản hồi, thắc mắt của khách hàng và giải pháp cho thắc mắc đó

• Tài liệu: Nơi lưu trữ thông tin dùng chong cho cả doanh nghiệp

• Email: hộp thư cá nhân cho mỗi người sử dụng

• Sản phẩm: Những mặt hàng doanh nghiệp cung cấp, đơn giá…

• Báo giá: Những báo giá gửi cho khách hàng

• Đơn hàng: Đơn đặt hàng khách hàng

• RSS: Lấy tin tức tự động giúp doanh nghiệp biết được nhiều tin về thị trường kinh doanh,…

• Dự án: Giúp quản lý những dự án và các công việc liên quan dự án

• Bảo mật: Qui định về các thông tin bảo mật, vai trò và quyền hạng người sử dụng

3. Đối tượng sử dụng

• Người quản trị hệ thống

- Tạo CSDL, cài đặt CRM

- Thiết lập cấu hình hệ thống, cài đặt tham số hệ thống

- Thiết lập phân nhóm, người sử dụng

• Nhà quản lý

- Thống kê tình hình kinh doanh

- Thiết lập các chiến dịch quảng cáo

- Xem báo cáo công việc của nhân viên và theo dõi quá trình tác nghiệp của từng nhân viên.

• Nhân viên.

- Nhập đầy đủ thông tin khách hàng tiếm năng, tổ chức, người liên hệ

- Lập kế hoạch công việc hàng ngày

- Tạo và theo dõi các cơ hội bán hàng

- Quản lý mail

- Tạo báo giá khách hàng

- Đơn đặt hàng

- Hợp đồng


Nguồn: Microsoft Dynamics AX 2009